Statusbrew
の承認ワークフローは、ヒエラルキー式で最もフレキシブルです。ソーシャルメディアの投稿の公開までに必要な確認作業の複数のステップと複数のユーザーによるワークフローを作成することができます。
Statusbrewでは、
- 管理者ステータスではないユーザーも、カスタム承認ワークフローの中で承認者としてアサインされれば承認者になれる
- 逆に管理者ステータスであるユーザーも、カスタム承認ワークフローの中で承認者にチェックのための申請を送信することができる
- ２段階、３段階に分けた複数の承認フローを自由自在に作成できる
メリットがあります。
- エラーの軽減😵
- 文法的なミス ✍️
- コンプライアンスの準拠 ✅
- 法的義務の履行 👩⚖️
- 代理店や社内別部署との連携強化 🤝
を実現させます。
In this article:
Note:
Statusbrewで承認ワークフローを利用するには、Professionalsプラン以上で契約している必要があります。
承認ワークフローの構成と必要なアクセス権限設定
管理者は、特定のソーシャルプロファイルへの投稿公開権限を持つ人を決めることができます。ブランド間の偶発的なコミュニケーションをコントロールするために、アクセス権限を割り当てることができます。
投稿の作成（承認が必要）権限を割り当てられたチームメンバーは、投稿を公開する前に他のチームメンバーから承認を受ける必要があります。 逆に、
承認ワークフローの一員、つまり承認者になるには、少なくとも
- 管理者、オーナー、プライマリーオーナーいずれかのステータスを持つユーザー
- 該当するソーシャルプロファイルへの投稿の作成（承認が必要）な権限を持つユーザー
である必要があります。
さらに、
承認者は毎回下記で説明する承認者に指名されていなければ、承認することができません。
承認ルールは、投稿の作成（承認が必要）アクセス許可を持つユーザーによってスケジュールされたすべての投稿に適用されます。
※また、承認ワークフローは、「投稿を予約する」、つまり今よりも未来の投稿を予約送信する時のみに有効です。
アクセス権限を設定するには:
- Statusbrewのダッシュボードから、設定
をクリックします。 - プロファイル
を開き、ご希望のソーシャルプロファイルを検索してください。プロフィールの横にある3つのドットメニュー
をクリックし、編集をクリックします。
または
設定の中のプロファイルグループ
を開き、ご希望のグループを検索してください。プロファイルグループの横にある3つのドットメニューをクリックし、編集をクリックします。
プロファイル/プロファイルグループの編集画面で、[権限の追加]をクリックします。
ここで、Create Post (Needs Approval)権限を選択し、コンテンツの承認が必要なユーザー/ユーザーグループに割り当てます。
すべての公開権限(Full Publishing)にユーザー/ユーザーグループを追加すると、投稿を承認するユーザーを決めます。
Note:
Learn more about Permissions here.
カスタム承認ワークフローの作成方法
管理者は、複数の関係者が関与するコンテンツの承認ワークフローを自由に作成することができます。承認ワークフローでは、あなたの事業や部署ごとに必要な数のステップ/レベルを設定し、各ステップでチームメンバーを割り当てることができます。
各レベルには、1人または複数の承認者を設定でき、1人の承認で各ステップが完了します。また、各レベルに意味のある名前を追加して、承認者を適切にグループ化することができます。
承認ルールは、Create Post (Needs Approval)のアクセス権限を持つユーザーが予約したすべての投稿に適用されます。
早速、好みのワークフローを作成します。
1つのステップとユーザーで構成されるシンプルなワークフローから、複数のステップと各ステップを承認する複数のユーザーを含む複雑なワークフローを構築することができます。
- Statusbrewのダッシュボードから設定メニューへ移動し、承認ワークフロー
をクリックします。 - 右上のワークフローを作成ボタンをクリックします。
- ワークフローの名前を決めます。（例：商品カテゴリーA ）
- 承認プロセスのステップを最低1つ作成します。ステップ名も入力して決定します。（例：画像の確認）
- 誰が承認に関与するかを決めます。特定のユーザー名をドロップダウンから選択します。
- 投稿機能すべてへの権限を持つユーザーは、このワークフロー上でスキップが許可されます。任意でチェックボックスにマークを入れてください。
- 保存をクリックしてワークフローの完成です。
ワークフローは編集/削除が可能です。
Note:
権限に関して詳しくはこちら
ステップを追加したい場合は、
ステップを追加をクリックし、必要なステップ数だけ繰り返します。
ワークフローの設定
このワークフローのステップをスキップすることを許可するオプションがあります。
完了したら、[送信]をクリックします。
注意：承認待ちの投稿がある状態で承認ワークフローを削除すると、その投稿は自動的に拒否されます。
Statusbrewで承認を申請する
投稿のアイディアそのものや、コンテンツの内容をチェックしてもらいたい場合、投稿の予約送信前に承認申請をします。
- コンポーズ
で通常通り投稿を作成します。
テキストの追加、写真のアップロード、カテゴリーによるカスタム投稿時間または投稿スケジュール日時の設定（これらのすべての追加は、承認のために送信された場合に投稿に適用されます）をします。 - 承認者を選択
するをクリックします。承認方法を選ぶオプションが3つ表示されるので、ワークフローをお選びください。ワークフローをクリックすると、ドロップダウンメニューが新たに表示されます。先ほど作成したワークフローでお好みのものを選びます。 - ユーザー/ユーザーグループも選べます。
この後、下書きとして投稿するか、スケジュール投稿として投稿するかのオプションがあります。予約時間を設定して、承認申請をするボタンをクリックすると、その時点でステップ1のユーザーたちに向けて承認申請通知が届きます。
Note:
承認者は様々な方法で通知を受け取ることができます。
もしあなたの企業ブランド組織でSlackを利用している場合は、Statusbrewと連携すると、投稿の承認依頼はSlackでもメンションされるため大変便利です。Slack連携について詳しくはこちら
承認ステータスの確認
承認ステータスは、投稿の承認状況や現在の段階を表します。
あなたが承認者か、投稿の作成者かによって見える画面が異なります。
- Statusbrewダッシュボードからプランナー
へ移動します。 - ステータスを確認する投稿をクリックすると、右手に新たにタブが開き、次の内容を確認できます：
- 現在、ステップ全行程のうち、どの時点の承認待ちなのかのステータス
- 誰がの承認を待っているのか
- チームメンバーが共有メモにコメントを残した場合、場合、コメント内容を確認できます。プランナーについて
- 承認者による投稿ステータスの更新状況を確認できます。承認用に送信した投稿に対するフィードバックなども確認可能です。
投稿の承認管理をする
投稿後、承認者（管理者、すべての投稿機能への権限を持つメンバー）は、プランナー内から承認または拒否することができます。
Needs Review - 承認が必要
プランナー
のNeeds Approval（承認が必要）セクションには、承認待ちのすべての投稿が待ちの状態でリスト化されています。また、All Posts（すべての投稿）
にも全種類のステージの投稿が並びますので、承認が必要な投稿を確認します。
左上のドロップダウンメニューでは、
- Posts I can approve - 自分が承認者としてアサインされた投稿
- All of my Teams' approvals - 自分が承認者ではないが他のメンバーによる承認待ちの投稿
とソートにかけて閲覧できます。
上記の通り、承認階層が2つ以上と複数の場合は、自分の承認の番になった瞬間に通知があなたにされ、承認/却下画面に反映されます。
Editing Or Approving A Post - 投稿を編集もしくは承認
申請された投稿を編集もしくは承認するには以下のステップに従ってください：
- プランナーを開くと承認待ちの投稿がリスト化されているので、該当の投稿の詳細画面をクリックして右画面に開きます。
- 手直しがしたい場合は、右上のペン
マークをクリックして編集してください。 - 投稿内容がよければ、そのままオレンジ色の背景の承認ボタンをクリックして予約送信します。
Note:
Statusbrewプランナーの投稿に対して一括アクションを実行できます。 承認者は複数の投稿を選択して、一度にすべて承認することができます。これだけでなく、Plannerの投稿も一括削除またはタグ付けできます。
-
Rejecting A Post - 投稿を却下する
もし投稿内容として認められないと判断した場合は却下もできます：
- プランナーの「承認待ち」リストから投稿をクリックして詳細画面を開きます
- 却下ボタンをクリックすると、「投稿の却下理由」がドロップダウンメニューで表示されるので適切に選び、また作成者へのコメントも記載できます
- 最も一般的に使用される却下の理由をいくつかデフォルトでStatusbrewは追加しています。これらは、申請却下理由メニューの設定から更新できます
- プランナーの「承認待ち」リストから投稿をクリックして詳細画面を開きます
- 投稿の作成者は、却下
ステータスのリスト上で拒否された投稿を見つけることができます。また、却下されるとメールやSlackでも通知を受け取ります。 - 拒否された投稿をクリックして、承認者の却下理由と共有メモを表示して内容を確認できます。十分なクオリティの投稿のために編集して改めて承認を受けるために編集するか、リコール
することができます。
-
予約時間が過ぎてしまった承認待ちの投稿
予約時間までに承認作業が間に合わなかった投稿は、どのステータスにおいても右側の詳細画面の上部に赤い背景で警告メッセージが表示されます。
まだコンテンツが新鮮かつ、今からでも遅くない場合は編集してまた承認申請を送付しましょう。
モバイルで承認作業をする
出先でもどこでも承認作業が可能です。
まずはStatusbrewのモバイルアプリ( iOS / Android )をお手持ちのスマートフォンにダウンロードして、最新版にアップデートさせていることをご確認ください。
こちらはiOSですが、設定からStatusbrewの通知の許可や表示方法確認しましょう。
担当者が承認者であるあなたに申請をすると、下記のように通知が届きます。
こちらをタップすると、却下(Reject)もしくは承認(Approve)のオプションが表示されますので、内容を確認してボタンをタップしてください。却下の場合はそのまま担当者宛てに@メンションして修正内容などアドバイスをメッセージでお送りいただけます。
通知を見逃してしまった場合は？
Statusbrewのモバイルアプリにも、ウェブアプリ同様にプランナー
がございます。プランナーは投稿のステータスごとにチェックできるため、「承認しなければならない投稿一覧」をモバイルでも表示させて確認してください。
You have -- Posts Schedukedというメッセージのあるカレンダーマークのセクションがモバイルではプランナーになります。クリックして開きましょう。
デフォルトではScheduled (すでに予約済み) の投稿が並んでいますが、上部の黒色背景のドロップダウンメニューをタップして Approval を選択しましょう。メールのマークが目印です。
こちらを開くと、あなたが承認作業をしなければいけない「待ちの状態」の投稿がリスト化されています。
投稿ごとに、右上に3点ドットメニューがあります。タップするとメニューが表示されます。その中でこの投稿を
・Approve (承認する)
・Reject (却下する)
・Edit (編集する)
・Delete (削除する)
・View Note (共有ノートをみる) の選択肢がございます。
